Límite temporal efectivo
Solo se aceptan puntos con ruta activa y tiempo de trabajo: las pausas suspenden la captura y la salida finaliza la ruta.
La herramienta ayuda; la licitud depende también del uso de la empresa
El artículo 90 de la LOPDGDD permite utilizar geolocalización para funciones de control laboral dentro del marco legal, pero exige información previa expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes. Los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad y minimización siguen siendo obligatorios.
Jornadapp registra una ruta solo cuando el trabajador la inicia durante tiempo de trabajo efectivo. Puede recoger puntos periódicos en segundo plano con fecha y hora, coordenadas, precisión y velocidad; calcular distancia y un trazado ajustado a carretera; y estimar segmentos de movimiento, vehículo, desplazamiento a pie, falta de señal o paradas. La captura se suspende automáticamente al comenzar una pausa, se reanuda al terminarla si la ruta continúa activa y finaliza al cerrar la ruta o fichar salida. El servidor rechaza puntos de pausa o fuera de jornada.
Estas medidas no son una certificación de la AEPD. La empresa es responsable del tratamiento de los datos de su plantilla y debe decidir si necesita realmente el trazado completo o si basta una opción menos intrusiva, como kilometraje declarado, rutas planificadas, partes de visita o ubicación puntual en el fichaje.
Qué aporta a la gestión diaria
Transparencia contextual
Antes de cada inicio se informa al trabajador de datos, finalidad operativa, acceso, Geoapify y plazos de conservación.
Acceso y alcance limitados
La empresa elige sedes o departamentos necesarios; los mapas se restringen a responsables autorizados y dentro de su ámbito.
Retención y trazabilidad
Puntos detallados 45 días, mapa empresarial 3 meses, resumen 365 días y auditoría de vistas y exportaciones 30 días.
Lista de comprobación antes de activar el módulo
- Define por escrito una finalidad concreta —por ejemplo, kilometraje profesional, coordinación de reparto o acreditación de visitas— y descarta usos incompatibles o vigilancia general del rendimiento.
- Documenta necesidad y proporcionalidad. Si una medida menos intrusiva consigue el mismo objetivo, utiliza esa alternativa.
- Determina la base jurídica adecuada. En el ámbito laboral el consentimiento no debe emplearse como solución automática por el desequilibrio entre las partes.
- Entrega información previa expresa, clara e inequívoca: datos e inferencias, segundo plano, finalidad, accesos, proveedores, conservación, derechos y canal de ejercicio.
- Informa o consulta a la representación legal cuando corresponda e incorpora el tratamiento al registro de actividades de tratamiento.
- Realiza una evaluación de impacto cuando el seguimiento sistemático, el alcance, el volumen o los riesgos para las personas hagan probable un alto riesgo.
- Formaliza el encargo del artículo 28 RGPD, revisa subencargados —incluido Geoapify cuando se usa Map Matching— y documenta medidas de seguridad e incidentes.
- Facilita un dispositivo de trabajo o una alternativa adecuada cuando no proceda exigir el teléfono personal; define además un procedimiento ante fallos de GPS o conectividad.
- Activa solo las sedes o departamentos necesarios, asigna el mínimo de gestores, revisa accesos y evita decisiones disciplinarias basadas exclusivamente en inferencias o errores GPS.
- Supervisa el borrado automático y elimina también las copias exportadas cuando ya no sean necesarias. Revisa el análisis al menos anualmente y siempre que cambie la finalidad o la tecnología.
Cómo ponerlo en marcha
1. Analiza la necesidad
Describe el problema, los puestos afectados y por qué una ubicación puntual o declaración de kilómetros no resulta suficiente.
2. Documenta el tratamiento
Fija finalidad, base jurídica, ponderación, categorías de datos, destinatarios, plazos y medidas. Decide si procede EIPD.
3. Informa antes de activar
Entrega la cláusula a plantilla y representantes, conserva prueba de recepción y habilita un canal para dudas y derechos.
4. Configura por mínimo alcance
Selecciona solo sedes o departamentos necesarios, gestores imprescindibles y una tarifa coherente. No uses “toda la plantilla” por comodidad.
5. Implanta el procedimiento
Explica inicio, fin y pausas; proporciona dispositivo o alternativa; gestiona incidencias sin penalizar fallos técnicos automáticos.
6. Audita y revisa
Comprueba accesos, exportaciones, borrado, solicitudes de derechos y cambios de finalidad. Repite la evaluación cuando aumente el riesgo.
Preguntas frecuentes
¿El módulo “cumple con la AEPD”?
La plataforma incorpora límites y controles alineados con sus criterios, pero no existe una activación automática que haga lícito cualquier uso ni se presenta como certificación de la AEPD. El cumplimiento exige que cada empresa justifique, documente, informe, configure y supervise su tratamiento concreto.
¿Qué datos se registran durante una ruta?
Inicio y fin, puntos intermedios, fecha y hora, coordenadas, precisión, velocidad facilitada o estimada, distancia, notas y trazado ajustado a carretera. También pueden generarse estimaciones de movimiento, vehículo, trayecto a pie, paradas o falta de señal; son orientativas y requieren revisión humana.
¿Se registra ubicación durante una pausa o fuera de jornada?
No para la ruta. Al iniciar una pausa se suspende la captura y se elimina la última posición operativa en vivo. El servidor rechaza puntos correspondientes a pausas o fuera de jornada. Al terminar la pausa se reanuda si la ruta continúa activa; fichar salida la finaliza.
¿Cuánto tiempo se conservan las rutas?
Los puntos GPS detallados se depuran a los 45 días. El mapa detallado deja de estar disponible para la empresa a los 3 meses y el resumen de fechas, distancia y estado se conserva hasta 365 días. Las vistas y exportaciones quedan en la auditoría operativa, normalmente 30 días.
¿Puede obligarse a usar el móvil personal?
La empresa debe analizar la normativa laboral, convenio y condiciones del puesto. Cuando corresponda debe facilitar medios de trabajo o una alternativa adecuada; activar el módulo no convierte el teléfono personal en obligatorio por sí solo.
¿Es siempre obligatoria una EIPD?
No en todos los casos, pero debe evaluarse. Puede ser necesaria cuando exista seguimiento sistemático, gran escala, combinación de datos, colectivos vulnerables o una probabilidad alta de riesgo para derechos y libertades. Documenta la decisión aunque concluyas que no procede.
¿Qué recibe Geoapify?
Si Map Matching está configurado, el servidor envía una muestra de coordenadas y, cuando existen, marcas temporales para ajustar la traza a la red viaria. No envía nombre, DNI ni otro identificador directo del trabajador en esa llamada. La empresa debe contemplar este subtratamiento en su información y documentación.
¿Puede sancionarse a una persona solo por una parada o velocidad estimada?
No debería adoptarse una decisión laboral o disciplinaria exclusivamente a partir de inferencias GPS. La precisión puede variar y los indicadores de actividad son estimaciones: debe existir revisión humana, contexto, posibilidad de explicación y respeto a la normativa laboral y de protección de datos.
Nota: Guía informativa y de configuración, no asesoramiento jurídico ni certificación de la AEPD. La empresa debe adaptar el análisis a sus finalidades, convenio, representación legal, dispositivos y circunstancias concretas.