Inicio y finalización
El sistema debe reflejar el horario concreto de cada jornada, no solo una estimación o el horario teórico.
Qué establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
La empresa debe garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que resulte aplicable.
La organización y documentación se determina mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa; en su defecto, por decisión empresarial previa consulta con la representación legal. Los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Qué aporta a la gestión diaria
Conservación durante cuatro años
La empresa debe conservar los registros y poder ponerlos a disposición de quienes están legitimados.
Procedimiento conocido
Conviene documentar el método, las responsabilidades y la gestión de olvidos o correcciones.
Protección de datos
El tratamiento debe respetar finalidad, minimización, información, seguridad y los demás principios aplicables.
Lista de comprobación para implantar el registro
- Definir qué eventos registran inicio, final y pausas según la organización de la jornada.
- Informar a la plantilla del método, finalidad, conservación y procedimiento de incidencias.
- Limitar los datos recogidos a los necesarios y revisar especialmente geolocalización o biometría.
- Asignar responsables de revisión, rectificación trazable, exportación y atención a solicitudes.
- Comprobar el convenio colectivo, acuerdos de empresa y particularidades de cada relación laboral.
Cómo ponerlo en marcha
Analiza tu organización
Revisa centros, modalidades de trabajo, horarios, convenio y representación legal.
Documenta el sistema
Define quién ficha, cómo se tratan incidencias y quién accede a la información.
Audita el uso real
Comprueba periódicamente que los registros son accesibles, coherentes y se conservan el tiempo debido.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se conservan los registros de jornada?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece una conservación de cuatro años.
¿Basta con guardar el horario previsto?
La norma exige el registro diario con el horario concreto de inicio y finalización. La planificación puede aportar contexto, pero no sustituye por sí sola al registro de la jornada efectivamente realizada.
¿Se puede utilizar una aplicación móvil?
La guía del Ministerio admite distintos sistemas siempre que proporcionen información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, y respeten la organización acordada y el resto de normativa aplicable.
¿El fichaje con GPS permite seguir al trabajador continuamente?
La AEPD indica que, si la geolocalización se usa para registrar la jornada, no debe aprovecharse para realizar un seguimiento continuo. Deben respetarse finalidad, proporcionalidad e información.
¿Usar un software garantiza por sí solo el cumplimiento?
No. La herramienta puede ayudar a registrar, conservar y consultar información, pero la adecuación también depende de la configuración, el procedimiento de la empresa, el convenio y el uso efectivo.
Nota: Contenido informativo, no asesoramiento jurídico. La aplicación concreta depende, entre otros factores, del convenio, los acuerdos de empresa, la modalidad de trabajo y las circunstancias de cada organización.